PETANQUECLUB SINGEL STROMBEEK
Privacyverklaring van PC SINGEL STROMBEEK
Inleiding
PC SINGEL STROMBEEK hecht heel veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens.
​
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. PC SINGEL STROMBEEK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).
​
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
-
jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
-
verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
-
vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
-
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
-
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
-
op de hoogte zijn van jouw rechten als betrokken persoon omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
​​
Als PC SINGEL STROMBEEK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
​
PC SINGEL STROMBEEK
Grimbergsesteenweg 99A
B-1850 Grimbergen
​
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
​
Jouw persoonsgegevens worden door PC SINGEL STROMBEEK verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
-
Het voeren van ledenadministratie en het communiceren met leden in dat verband
-
Het nakomen van onze verplichtingen ten aanzien van de sportfederaties voor het deelnemen van onze leden aan competities en tornooien (aanvraag licenties, verzekeringsplicht
-
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen voor vergaderingen​​
-
Het organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen
-
Promotie, Public Relation en communicatie waaronder
-
het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s
-
het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
-
-
Het beheren van de clubwebsite
-
Het bekomen van subsidies van de overheden.
​Welke persoonsgegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen
-
Identificatiegegevens: naam, voornaam
-
Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres
-
Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer, verblijfstitel
-
Rijksregisternummer
-
Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
​
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…).
​
Van de leden wordt verwacht dat zij elke wijziging van hun persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeven aan PC SINGEL STROMBEEK.
​
Bijzondere bepalingen:
​
Minderjarigen
PC SINGEL STROMBEEK verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegevens door de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.
​
Verwerken van beeldmateriaal (foto's, videos en/of opnames)
Het kan voorkomen dat PC SINGEL STROMBEEK foto's neemt of video's zelf maakt of door derden laat maken van clubactiviteiten waarop onze leden en/og andere genodigden duidelijk herkenbaar zijn. Fotomontages en/of video's kunnen door PC SINGEL STROMBEEK op haar website (www.pc-singel-strombeek.com) en op haar facebook-pagina (Mijn petanque vrienden van PC Singel) worden geplaatst of in publicaties zoals nieuwsbrieven of folders worden gebruikt zonder vooarfgaand akkoord van de op de foto's en/of videos zichtbare personen.
​
Iedereen heeft het recht om schriftelijk te eisen dat PC SINGEL STROMBEEK bepaalde foto's en/of videos van haar website of Facebook-pagina te verwijderen, alsook om te eisen dat deze bestanden uit de archieven worden gewist.
​
Verstrekking aan derden
​
Aan derden-verwerkers:
​
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
​
PC SINGEL STROMBEEK maakt gebruik van externe partijen (derden-ontvangers) voor het uitvoeren van volgende taken:
-
het verzekeren van onze spelende leden (competitiespelers en recreanten)
-
het verzekeren van de bestuursleden
-
het voeren van een boekhouding, inclusief het innen van lidgelden en het betalen van onkosten
-
het verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen en/of activiteiten
-
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, clouds) en IT-infrastructuur (netwerk)
-
het maken van foto- en/of videoreportages.
​
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden). We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
​
Aan derden-ontvangers:
​
PC SINGEL STROMBEEK deelt tevens persoonsgegevens met de volgende externe partijen (derden-ontvangers):
-
de Petanque Federatie Vlaanderen (PFV) vzw, voor het aanvragen van de competie- en recreantenlicenties
-
de ploegen van de aan de competies deelnemende clubs voor het invullen van het digitaal wedstrijdformulier en het nakijken van de licenties
-
subsidiërende overheden
-
andere clubs bij het organiseren van evenementen (tornooien), waarbij de persoongegevens van de deelnemers worden uitgewisseld.​​
Met elk van deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
​
Bijkomende bepalingen:
Verder zal PC SINGEL STROMBEEK de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment zal PC SINGEL STROMBEEL jouw persoonsgegevens aan derde verkopen of verhuren. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
​
Tevens kan PC SINGEL STROMBEEK jouw persoonsgegevens slechts met anderen dan de hierboven vemelde derden delen indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming te weigeren en deze toestemming kan te allen tijden ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan
PC SINGEL STROMBEEK kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor feiten die buiten onze wil en ons weten om worden gestolen of buit gemaakt via ongeoorloofde technieken zoals hacking, oplichting, of enige andere electronische diefstal van gegevens.
​
​Bewaartermijn
​
PC SINGEL STROMBEEK bewaart de verkregen persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt.
​
In praktijk worden de persoonsgegevens bewaard gedurende maximaal 2 jaar na het verloop van het laatste lidmaatschap. Deze termijn kan worden verlengd indien vereist door de bewaartermijnen van documenten of door enig andere wettelijke of reglementaire bepaling. In geval van rechtvordering ten aanzien van of door PC SINGEL STROMBEEK zal de verjaringstermijn in acht worden genomen.
​
Concreet worden de persoonsgegevens bewaard gedurende de volledige duur van het lidmaatschap, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door PCD dit rechtvaardigt.
​Beveiliging van de gegevens
​
De volgende technische en organisatorische maatregelen zijn door PC SINGEL STROMBEEK genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
-
alle personen die namens PC SINGEL STROMBEEK van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
-
we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
-
we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze gegevens worden opgeslagen op beveiligde cloud servers (one drive)
-
we testen en evalueren regelmatig onze werkmethodes
-
al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
​​Jouw rechten omtrent jouw gegevens
​
Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.
Recht op inzage, rectificatie en overdraagbaarheid
​
De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor PC SINGEL STROMBEEK.
​
Je hebt recht op inzage in de persoonsgegevens die PC SINGEL STROMBEEK van jou bijhoudt en je mag zelfs een kopie vragen om na te kijken of de gegevens wel correct zijn. Immers, jij als drager blijft steeds eigenaar van jouw gegevens.
​
Je hebt recht op rectificatie, wat betekent dat je het recht hebt om op elk moment gegevens aan te passen of te laten aanpassen wanneer ze onvolledig, verouderd of foutief zijn (bv nieuw adres, nieuw email-adres, ...) of wanneer ze niet meer relevant zijn voor de club die de gegevens bijhoudt.
​
Je hebt het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen jou vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
​
Visuele controle van een officieel stuk of dokument dient steeds te gebeuren op afspraak. Hiertoe stuur je een email naar het adres pc.singel@gmail.com.
​
Recht om je toestemming in te trekken
​
Heb je in het verleden toestemming gegeven om je persoonsgegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken zonder bijkomende uitleg. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft echter geldig.
​
Je dient echter rekening houden met het feit dat door zo'n intrekking jouw lidmaatschap van PC SINGEL STROMBEEK en uw deelname aan PFV competities, tornooien, kampioenschappen en andere organisaties met onmiddellijke ingang kunnen worden stopgezet.
​
Recht op verwijdering van persoonsgegevens
Je hebt ten alle tijde het recht om te eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, en/of wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens. Jouw verzoek tot uitvoering van het recht op gegevenswissing dient per email te worden gericht aan PC SINGEL STROMBEEK op het adres pc.singel@gmail.com.
De uitvoering van dit recht zou in bepaalde gevallen kunnen leiden tot een volledige en onmiddelijke schrapping van uw lidmaatschap bij PCS SINGEL STROMBEEK omdat we als gevolg van deze eis onze verplichtingen tegenover de overheid en/of de PFV niet meer kunnen garanderen.
​
​​Klachten
Mocht je een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij jou hierover contact met ons op te willen nemen via mail naar pc.singel@gmail.com.
​
Een klacht kan ook worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. Jij kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel en meer info kan je vinden op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijziging privacyverklaring​​
PC SINGEL STROMBEEK kan de privacyverklaring steeds wijzigen. In geval van wijziging zal dit worden afgekondigd via de website en via omzendmail. De laatste wijziging gebeurde op 28 juni 2023.
​
De voorzitter: Marc Clarebout
​
De secretaris: Luc Fellemans